چگونه از نشت اطلاعات در هنگام دوركاري جلوگيري كنيم

روش‌هایی که کارمندان شرکت‌ها برای دورکاری مورد استفاده قرار می‌دهند ممکن است چندان مناسب و منطقی نباشند.

چگونه از نشت اطلاعات در هنگام دوركاري جلوگيري كنيم

در شرایط موجود اما کسب و کارها می‌بایست در خرید فناوری‌های ویژه دورکاری و نیز در اتخاذ راهکارهای دورکاری با صبر و هوشمندی عمل کنند. ‌

واقعیت آن است روش‌هایی که کارمندان شرکت‌ها برای دورکاری مورد استفاده قرار می‌دهند ممکن است چندان مناسب و منطقی نباشند.

«جان رید» بنیان‌گذار Diginomica یک سایت خبری که محاسبات سازمانی انجام می‌دهد، می‌گوید: شرکت‌ها باید در دورکار کردن کارمندان‌شان با تامل عمل کنند زيرا در بسیاری از شرایط ابزارهایی که کاربران آنها را می‌پسندند و برای دورکاری مورد استفاده قرار می‌دهند ممکن است از نظر امنیتی، استانداردهای لازم را نداشته باشد.

در نظر داشته باشید که برنامه‌هایی که برای استفاده شخصی کاملا مناسب هستند ممکن است از ویژگی‌های امنیتی مورد نیاز برای بحث و گفت‌وگوهای تجاری که مملو از اطلاعات اختصاصی یا حساس برخوردار نباشند. ‌علاوه بر این در حفظ حریم خصوصی و امنیت داده‌ها می‌بایست استانداردهای خاصی در نظر گرفته شده و رعایت شود تا حاکمیت کامل بر داده‌های رد و بدل شده وجود داشته باشد.

فراموش نکنید که اطلاعات و داده‌های تجاری شرکت و کسب و کار شما باید بر اساس طبقه‌بندی و با پيروی از مقررات خاصی به اشتراک گذاشته شوند تا امکان ردیابی و حفظ محتوای کسب و کار وجود داشته باشد.

راهکارهای ارایه شده برای دورکاری انواع مختلفی دارند که از آن جمله می‌توان به ویدیو کنفرانس، چت و مدیریت پروژه اشاره کرد.

هنگامی که سعی دارید قابلیت‌های سازمان‌تان را برای ارایه خدمات از راه دور تنظیم کنید باید این موضوع را در نظر بگیرید که در حال حاضر کارمندان‌تان از چه برنامه‌هایی استفاده می‌کنند و نحوه دسترسی آنها به این نرم‌ از چه طریقی است. ‌

برای نمونه باید از مرورگر وب مورد استفاده توسط کارمندان‌تان اطلاع داشته باشید و باید بدانید که نحوه دسترسی آنها به شبکه شرکت‌تان به چه صورتی است و اپلیکیشن‌های مورد استفاده آنها برای برقراری ارتباطات دورکاری چه هستند.

در گام بعدی باید تشخیص دهیدکه اولویت شرکت‌تان تسهیل همکاری داخلی بوده و یا هدف اصلی‌تان تعامل با مشتریان نهایی است. ‌

کیفیت خدمات و سرویس‌هاي شرکت نیز بسیار مهم هستند چرا که اگر امکان دسترسی به آنها برای کارمندان میسر نباشد فایده‌ای نخواهند داشت.

باتوجه به آنکه امروز بیشترین راهکارهای مربوط به حوزه دورکاری مبتنی بر سرویس کلود هستند، کسب و کارها چاره‌ای به جز اعتماد به ارایه‌دهندگان خدمات دورکاری برای ارایه میزبانی داده‌هایشان ندارند اما باید در انتخاب ارایه‌دهنده این خدمات بسیار دقت کنند.

افزایش استفاده از خدمات راه دور افزون بر ریسک‌ها و خطرات خود می‌تواند سطح کیفی خدمات کسب و کارها را نیز تحت تاثیر قرار دهد.

در سال‌های اخیر ابزارهای فراوان و گوناگونی برای دورکاری ارایه شده‌اند که بیشتر آنها را شرکت‌های استارت‌آپی برای تسهیل فرایند دورکاری ارایه کرده‌اند. ‌

به این فکر کنید چه اتفاقی می‌افتد اگر صدها و حتی هزاران شرکت بخواهند به صورت همزمان از این ابزارها استفاده کنند؟

در چنین شرایطي مطمئنا ارایه‌دهندگان این خدمات و اپلیکیشن‌های آنها قادر نخواهند بود به تمامی افراد به نحو مطلوب خدمات‌رسانی کرده و سرویس مناسبی را به آنها ارایه دهند.

کسب و کارهای بزرگ نیازهای گسترده‌ای نیز دارند. ‌برای مثال نیاز دارند که کاربران‌شان در سراسر جهان قابلیت اتصال به شبکه آنها و استفاده از خدمات‌شان را داشته باشند، آنچه که شاید ارایه‌دهندگان نوپای خدمات دورکاری و استارت‌آپ‌های کوچک نتوانند از پس آن بر بیایند.

پس اگر کسب و کار بزرگ با تعداد بالایي کاربر دارید حتما در انتخاب اپلیکیشنی که برای دورکاری انتخاب می‌کنید، دقت کنید.

نخستین گام برای حصول اطمینان ازکیفیت خدمات و توان یک اپ به شناخت معیارهای خاص آن مثل کیفیت برقراری تماس تصویری و کیفیت صدا وابسته است. ‌

کسب و کارها می‌بایست با ارایه‌دهندگان خدمات در خصوص کیفیت خدماتی که قرار است از آنها دریافت کنند مذاکره کرده و از آنها تضمین بخواهند که این کیفیت را به صورت پایدار برایشان فراهم کنند.

 به هیچ وجه مسوولیت انتخاب کیفیت خدمات و ارایه بستر ارتباطی را به‌طور کامل به ارایه‌دهنده خدمت واگذار نکرده و ضمن مشخص کردن میزان دقیق کیفیت سرویس‌ها همواره برعملکرد آنها نظارت داشته باشید.

فراموش نکنید که پشتیبانی فنی خدمات برای تامین کیفیت پایدار بسیار اهمیت دارد و همواره در برقراری ارتباطات راه دور ممکن است کارمندان یا مشتریان شما نیاز به پشتیبانی فنی داشته باشند. ‌

همچنین برخی از مشکلات از طریق سیستم‌های عیب‌یابی خودکار حل نمی‌شود و نیاز به استخدام یک پشتیبان فنی انسانی امری اجتناب‌ناپذیر است.

 

در انتخاب ارایه‌دهنده سرویس دقت کنید

هنگامی که قصد دارید برای دریافت خدمت دورکاری با شرکتی قرار داد ببندید شتابزده عمل نکنید و صرفا هزینه را ملاک قرار ندهید. ‌

با ارایه‌دهنده سرویس‌های دورکاری صحبت كرده، سابقه آنها را بررسی کنید، برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص سرویس‌هایی که ارایه‌دهنده خدمات دورکاری ارایه می‌دهد نقدها و مطالبی را که خبرنگاران و مردم در خصوص شرکت‌های ارایه‌دهنده نوشته‌اند به خوبی خوانده و مورد توجه قرار دهید.

اطمینان حاصل کنید ارایه‌دهنده خدمات دورکاری پیش از این به شرکت‌های مشابه شما که در صنعتی که فعالیت می‌کنید مشغول هستند قبلا خدمت ارایه داده باشند تا با ریز و درشت مشکلات و مسایل‌تان آشنا باشند.

حتما پیش از امضای قرارداد با شرکتی که در صنعت شما فعال است و از ارایه‌دهنده خدمات دورکاری خدمت گرفته مشورت کنید و از آنها در خصوص ضعف‌های احتمالی خدمات ارایه شده بپرسید.

بسیاری از کسب و کارها از ارایه‌کنندگان خدماتی استفاده می‌کنند که خدمات خود را به شکل عمده و به همه ارایه می‌کنند چراکه هزینه‌های این سبک ارایه‌کنندگان خدمات اقتصادی‌تر است. ‌

در استفاده از این سبک خدمات هوشیار باشید و بدانید که ضریب اشتباه این سبک ارایه‌دهندگان خدمات معمولا بالا است.

از سوی دیگر شركتي كه از برنامه‌هاي زيادي برای ارایه خدمات دورکاری استفاده مي‌كند ممکن است باعث سردرگمي كاربران نهايي و همچنين كاهش كاركرد پشتيباني IT شود. ‌

در بدترین حالت، کارکنان شما با استفاده از این شکل خدمات هر روز از یک شیوه ارتباطی استفاده کرده و گیج می‌شوند زیرا سازمان نتوانسته است راه صحیحی را برای برقراری ارتباطات به آنها نشان دهد.

در هنگام خرید و آشنایی با ارایه‌دهندگان خدمات به رفتار آنها دقت کنید و اگر مشاهده کردید حقوق مشتری را رعایت نمی‌کنند و یا رفتارشان مطلوب نیست بدانید که بعد از امضای قراداد نیز این روند بهبود نمی‌یابد.

در انتها همواره در نظر داشته باشید که اکثر ارایه‌دهندگان خدمات دورکاری به صورت تیمی و گروهی عمل می‌کنند و شما باید در آینده با تیم آنها مشارکت داشته باشید و طبیعتا هیچ مشارکتی کامل نیست و مشکلات و سوءتفاهم‌هایی در هنگام کار کردن به وجود می‌آید پس مهم است که از سوی هر دو طرف تعامل لازم برای عبور از این مشکلات وجود داشته باشد.

دیدگاه‌ها

    ارسال دیدگاه