عصر ارتباط – نسیم امینی – در دنیای کنونی، سرعت کار مهمترین عنصر در سازمان‌ها است و مکاتبات و نامه‌نگاری‌ها بسیار زمان زیادی از کارکنان می‌گیرد. برای اینکه این مشکل حل شود باید در سازمان‌ها سیستم اتوماسیون اداری را راه‌اندازی کنیم چون با این کار می‌شود زمان کارکرد در سازمان را افزایش داد و از اتلاف وقت جلوگیری کرد.
در سال‌های اخیر Office automation باعث خودکارسازی فعالیت‌ها در سازمان‌ها و ساده کردن آنها و مدیریت داده‌ها ثبت مستندات اداری و کنترل آنها و هماهنگی جلسات ایجاد شدند.
اتوماسیون اداری تعاریف مختلفی دارد، البته نرم‌افزار اتوماسیون اداری به تازگی وارد کشور شده است. به‌طور کلی اتوماسیون به معنای ابزارها و روش‌هایی است که به منظور مدیریت امور دفتری استفاده می‌شود. این ابزارها امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیوتر امکان‌پذیر می‌کند.
به طور حتم در این پروسه و سیستم اداری مهمترین بخش سازمانی، بخش دبیرخانه و بایگانی‌ها و کارتابل‌های پرسنلی هستند.
اما چرا باید از اتوماسیون‌های اداری استفاده شود؟
در صورت استفاده از اتوماسیون اداری، می‌توان تعاملات الکترونیکی بهتری با سازمان‌های دیگر داشت، می‌توان با کم کردن مصرف کاغذ به حفظ محیط زیست کمک کرد، نظارت بسیار دقیق‌تری می‌شود در امور کارکنان انجام داد، می‌توان در خارج از سازمان‌ها با داشتن سیستم امور شرکت را ساماندهی کرد، به اسناد و مدارک دسترسی راحت‌تری داشت و در نهایت با حجم کمتر و امنیت بیشتر و مرحله به مرحله مسیر کارها بررسی می‌شود.
لذا تمام این امور بهره‌وری سازمان‌ها را ارتقا داده و زمان کارکنان برای انجام امور مهم‌تری صرف می‌شود.
همچنین با ایجاد اتوماسیون اداری خطای انسانی را در کارها کاهش می‌دهیم و هدف اصلی این نرم‌افزار نیز همین است که نیروی کار انسانی جایگاه خود را به نیروی کار ماشینی بدهد تا از نیروی انسانی درجای دیگری از کار ما فعالیت کند.
از سوی دیگر سازمان‌ها با این کار دسترسی‌شان را به اطلاعات سهل‌تر می‌کنند و نیاز کامل به حضور در محیط کار نیست و در صورتی که کارمند مورد نظر در محیط کار غیبت داشته باشد، روند کار قطع نشده و در نهایت تنش میان مدیران و کارکنان کمتر می‌شود.
پس ما در دنیایی که به سرعت در حال تغییر است باید با قدرت و سرعت بیشتری به فکر انجام امور سازمان‌های خود باشیم.
به طور کلی اتوماسیون‌های اداری 3 کارکرد اصلی دارند؛ ذخیره و بایگانی اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌های ذخیره شده در آن.
با این همه جالب است که کارکنان در برابر آموزش و استفاده از اتوماسیون اداری مقاومت می‌کنند. از سویی دیگر، مدیران اداری و کارآفرینان می‌دانند که حالت تدافعی کارمندان نسبت به اجرای اتوماسیون اداری، منافع آنها را به خطر می‌اندازد. از همین روی باید آموزش و اطلاع‌رسانی به کارمندان در خصوص لزوم اجرای اتوماسیون اداری و منافع آن در شرکت‌ها، کسب و کارها و سازمان‌های مختلف، صورت بگیرد.
در دوره‌ای که تکنولوژی و فناوری اطلاعات به سرعت در حال پیشرفت است، حتی کوچک‌ترین سازمان‌ها نیز باید از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای به‌روز جهانی در فعالیت‌های خود استفاده کنند. در عصر تکنولوژی اگر از سیستم اتوماسیون اداری استفاده نشود، سازمان‌ها دچار مشکل می‌شوند.
