سیستم تلفن ابری یا Cloud Phone System یکی از راهکارهای نوین برقراری ارتباط در کسبوکارهاست. در این سیستم، تماسهای تلفنی بهجای سیمکشی و تجهیزات پیچیده، از طریق اینترنت انجام میشوند. به همین دلیل، بسیاری از کسبوکارها از سیستمهای سنتی فاصله گرفته و به سمت تلفن ابری حرکت کردهاند.
در این مطلب، با تلفن ابری و دلایل استفاده از آن در کسبوکارهای مختلف بیشتر آشنا میشوید.
تلفن اینترنتی یا تلفن ابری چیست؟
تلفن ابری با استفاده از فناوری VoIP و زیرساختهای ابری، به شما امکان میدهد تماسها را برقرار و مدیریت کنید. برای استفاده از این سرویس فقط به اینترنت پایدار و یک دستگاه نیاز دارید؛ دستگاهی مانند تلفن تحت شبکه، رایانه، تبلت یا حتی گوشی همراه.
چالشهای سیستمهای تلفن سنتی
برای اینکه بهتر بتوانید درک کنید چرا کسبوکارها به سمت تلفن ابری حرکت میکنند، باید به محدودیتهای سیستمهای سنتی نگاهی بیندازیم.
- سیستمهای تلفن قدیمی به تجهیزات سختافزاری پیچیده و گرانقیمت نیاز دارند که نصب، راهاندازی و نگهداری آنها وقتگیر و پرهزینه است.
- برای هرگونه تغییر در سیستم به حضور متخصص نیاز است و احتمالاً برای مدتی ارائه خدمات به مشتریان متوقف میشود.
- ظرفیت این سیستمها محدود بوده و توسعه آن نیاز به سرمایهگذاری قابلتوجه دارد.
- در دورکاری یا کار از خارج دفتر، کارمندان نمیتوانند از شمارههای کاری خود استفاده کنند و این موضوع باعث از دست رفتن تماسها و کاهش بهرهوری میشود.
- گزارشگیری دقیق و تحلیل عملکرد نیز در این سیستمها محدود یا غیرممکن است.
همین محدودیت ها باعث شد کسب و کارها به فکر مهاجرت به یک سیستم تلفنی منعطف، مقیاس پذیر و مقرون به صرفه باشند.
مزایای کلیدی تلفن ابری برای کسبوکارها
1- صرفهجویی قابلتوجه در هزینهها
در مدل ابری، هزینههای مربوط به خرید تجهیزات، نصب، نگهداری و ارتقای سیستمهای تلفن سنتی حذف میشود و در عین حال، امکانات کاربردیتری برای مدیریت تماسها در اختیار کسبوکار قرار میگیرد. کسبوکارها میتوانند متناسب با تعداد کاربران و امکانات مورد نیاز خود، هزینهها را بهصورت دقیق مدیریت کنند.
2- امکانات پیشرفته و یکپارچگی
تلفن گویا، صف تماس، ضبط مکالمات، گزارشهای تحلیلی دقیق و توزیع هوشمند تماسها تنها بخشی از قابلیتهای تلفن ابری هستند.
اگر یک مرکز تلفن ابری پیشرفته انتخاب کنید، علاوه بر امکانات رایج، میتوانید از قابلیتهای پیشرفتهتری هم بهرهمند شوید.
بهعنوان مثال، مرکز تلفن ابری نواتل بهصورت یکپارچه با سایر ابزارهای ارتباطی کسبوکار ارائه میشود.
این یعنی میتوانید مرکز تلفن ابری، پنل پیامکی، CRM پیشرفته، فکس ابری و سرویس چت آنلاین را در یک پنل مدیریتی واحد، در کنار هم داشته باشید.
این یکپارچگی به اپراتورهای فروش و پشتیبانی کمک میکند تا به صورت حرفهایتری پاسخگوی مشتریان باشند.
3- مقیاسپذیری آسان
تلفن ابری این امکان را فراهم میکند که سیستم ارتباطی بهراحتی همزمان با رشد سازمان توسعه پیدا کند. افزودن یا کاهش تعداد داخلیها تنها با چند کلیک در پنل مدیریتی انجام میشود. این انعطافپذیری بهویژه برای استارتاپها و کسبوکارهای در حال توسعه بسیار کارآمد است.
4- دسترسی از هر مکان
کارمندان میتوانند با استفاده از گوشی همراه، لپتاپ یا تبلت، در هر مکانی به شماره تلفن کاری خود دسترسی داشته باشند. این قابلیت بهخصوص در دوران همهگیری کرونا که دورکاری به یک نیاز جدی تبدیل شد، اهمیت خود را نشان داد.
مدیران فروش در حال سفر، کارمندان دورکار یا تیمهای پشتیبانی میتوانند همیشه در دسترس مشتریان باشند، بدون نیاز به حضور فیزیکی در دفتر. این موضوع علاوه بر افزایش بهرهوری، تجربه بهتری هم برای مشتریان ایجاد میکند.
کاربردهای تلفن ابری برای انواع کسبوکار
استارتاپها و کسبوکارهای کوچک
استارتاپها و کسبوکارهای نوپا معمولاً با محدودیتهای جدی در زمینه بودجه و منابع مواجه هستند. تلفن ابری برای این دسته از کسبوکارها گزینهای ایدهآل است زیرا نیازی به خرید تجهیزات گرانقیمت مانند سانترالهای سختافزاری، سرورها یا استخدام متخصص فناوری اطلاعات ندارد.
شرکتهای چند شعبهای
برای شرکتهایی که دفاتر یا شعبات متعددی در شهرهای مختلف دارند، تلفن ابری یک راهحل مناسب است. در گذشته، هر شعبه نیاز به سیستم تلفن جداگانه و مدیریت مستقل داشت که هزینهها و پیچیدگیهای اداری قابل توجهی را به همراه میآورد.
با تلفن ابری، تمام شعبات تحت یک پلتفرم واحد و یکپارچه قرار میگیرند. این بدان معناست که:
- انتقال تماس آسان: کارمندان میتوانند تماسها را به همکاران در شعبات دیگر بدون هزینه اضافه و با چند کلیک انتقال دهند.
- شماره واحد سازمانی: مشتریان میتوانند با یک شماره اصلی تماس بگیرند و سیستم آنها را به شعبه یا بخش مورد نظر هدایت کند.
- مدیریت متمرکز: مدیران ارشد میتوانند از یک پنل واحد، عملکرد تمام شعبات را نظارت کنند، گزارشهای جامع دریافت کرده و تنظیمات را بهصورت یکپارچه اعمال کنند.
مراکز تماس و خدمات مشتریان
کسبوکارهایی که بخش قابل توجهی از فعالیت آنها بر پایه ارتباط تلفنی با مشتریان است، مانند مراکز پشتیبانی فنی، خدمات بانکی و بیمه، میتوانند از قابلیتهای پیشرفته تلفن ابری بهره ببرند:
- صفبندی پیشرفته تماسها: توزیع هوشمند تماسها بر اساس تخصص اپراتورها، اولویت مشتریان، زمان انتظار و سایر معیارها.
- ضبط و بایگانی : تمام مکالمات ضبط و ذخیره میشود و امکان جستجو و بازیابی آسان فراهم است.
- نظارت زنده: سرپرستان میتوانند به مکالمات بهصورت زنده گوش دهند، در صورت نیاز وارد مکالمه شوند یا به کارمندان راهنمایی بدهند.
- یکپارچگی با CRM: اطلاعات مشتری بهمحض برقراری تماس روی صفحه اپراتور نمایش داده میشود و سوابق تماسهای قبلی در دسترس است.
این تنوع کاربردها نشان میدهد که تلفن ابری برای تقریباً هر نوع سازمانی که نیاز به ارتباط حرفهای و کارآمد دارد، مناسب است.
اولین گام برای راهاندازی سیستم تلفن ابری چیست؟
راهاندازی سیستم تلفن ابری فرآیند پیچیدهای ندارد، اما موفقیت آن به انتخاب درست در همان گام اول وابسته است.
قبل از هر اقدامی، باید دقیقاً بدانید به چه چیزی نیاز دارید.
تعداد کاربران، حجم تماسهای روزانه، نیاز به امکاناتی مانند صف تماس یا منشی صوتی، میزان یکپارچگی با نرمافزارهای موجود و بودجه در دسترس، همگی مواردی هستند که باید از ابتدا مشخص شوند.
این شناخت به شما کمک میکند تا در مراحل بعدی، تصمیم دقیقتری بگیرید.
اولین گام برای راهاندازی سیستم تفلن ابری: انتخاب ارائه دهنده حرفهای
در ایران، تعداد محدودی ارائهدهنده خدمات تلفن ابری با کیفیت مناسب وجود دارند. نواتل با سالها تجربه در این حوزه و درک عمیق از نیازهای کسبوکارهای ایرانی، رویکردی متفاوت را در پیش گرفته است. در ادامه برخی از مزایای تلفن اینترنتی نواتل را بررسی میکنیم:
زیرساخت پایدار و کیفیت بالای تماس:
نواتل با استفاده از زیرساختهای مدرن و سرورهای پیشرفته، کیفیت صدای پایدار و بدون قطعی را فراهم میکند. به این ترتیب، میتوانید بدون نگرانی از افت کیفیت، تماسهای سازمانی خود را برقرار و مدیریت کنید.
مشاوره رایگان و نیازسنجی دقیق:
یکی از مزیتهای نواتل، ارائه مشاوره تخصصی رایگان است. کارشناسان نواتل نیازهای شما را بررسی کرده و راهحلی متناسب با بودجه و اهداف کسبوکارتان پیشنهاد میدهند. این مشاوره شامل تحلیل حجم تماسها، انتخاب امکانات موردنیاز و برآورد هزینههاست.
اپلیکیشن اختصاصی (سافتفون حرفهای):
نواتل اپلیکیشن موبایل اختصاصی برای اندروید و iOS ارائه میدهد تا کارمندان بتوانند در هر زمان و از هر مکان به شماره تلفن سازمانی خود دسترسی داشته باشند.
یکپارچگی با CRM و نرمافزارهای سازمانی
یکپارچگی تلفن ابری نواتل با CRM ابری دو قابلیت مهم را فراهم میکند:
- کلیکتوکال (Click-to-Call): با یک کلیک روی شماره تلفن در نرمافزار CRM، تماس بهصورت خودکار برقرار میشود و دیگر نیازی به شمارهگیری دستی نیست.
- پاپآپ خودکار اطلاعات تماسگیرنده: بهمحض دریافت تماس، یک پنجره پاپآپ حاوی تمام اطلاعات مشتری شامل سابقه خرید، تماسهای قبلی، یادداشتها و وضعیت حساب روی صفحه کارمند نمایش داده میشود.
این یکپارچگی به تیمهای فروش و پشتیبانی کمک میکند تا با اطلاعات کاملتر، بهموقع و حرفهای عمل کنند.
پشتیبانی ۲۴/۷:
تیم پشتیبانی نواتل همیشه در دسترس است و با شناخت کامل از چالشهای کسبوکارهای ایرانی، پاسخهای سریع و دقیق ارائه میدهد.
امنیت و حفظ حریم خصوصی:
تمام تماسها رمزنگاری میشوند و اطلاعات مشتریان در سرورهای امن نگهداری میشود تا امنیت دادهها بهطور کامل حفظ شود.
قیمتگذاری شفاف:
هیچ هزینه پنهانی وجود ندارد. تمامی هزینهها از ابتدا مشخص هستند و بستههای متنوعی متناسب با اندازه و نیاز هر کسبوکار ارائه میشود.
همین حالا برای راهاندازی سیستم تلفن ابری اقدام کنید
برای شروع استفاده از یک سیستم تلفن ابری حرفهای، میتوانید با مراجعه به وبسایت نواتل و دریافت مشاوره رایگان، اولین قدم را بردارید. کارشناسان نواتل در کنار شما هستند تا با بررسی دقیق نیازها، بهترین راهحل را پیشنهاد دهند و در تمام مراحل همراهیتان کنند.
زمانی که در این مرحله صرف میکنید، در آینده به آرامش خاطر، کاهش هزینهها و افزایش رضایت مشتریان تبدیل میشود. یک انتخاب درست، کیفیت ارتباطات سازمانی شما را بهطور قابل توجهی بهبود خواهد داد.
این مقاله رپورتاژ تبلیغاتی است و توسط نواتل تهیه و تنظیم شده است.
